世界的なコロナウイルスの影響で日本でも急速にテレワーク・リモートワークが進みました。

今ではどの企業でもリモートワークでの業務が日常的になりつつあります。
インターネット技術の発達によって、webでの会議も今では簡単に行うことができるようになりました。

もっとも今までweb会議など行ってこなかった方にとっては、まさに瀬天の霹靂。
使い方がよく分からないから導入することができていない企業のオーナーの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回はweb会議に関して詳しく紹介していきます。

• web会議って導入するの難しいんじゃないか？
• 特別な技術がないとweb会議はできないんじゃないか？
• web会議は通信があまりよくなく会話が上手くいかないと聞いているので不安…

このように考えている方の疑問に全てお答えするので、ぜひ参考にしてください。

web会議っていったいどういう仕組み？

web会議とは、インターネットを利用することで、同時に複数の遠隔地で映像や資料も用いることができるコミュニケーションツールのことを指します。

電話のように音声だけではなく、映像を通して話し合うことができるので、実際に顔を合わせて会議する状態とほとんど変わらないのが大きな特徴です。

web会議が流行する前は、テレビ会議というのが存在しました。テレビ会議は専用の線と端末が必要なのに対して、web会議はインターネット回線があれば、PC・タブレット・スマホなど様々な機器で利用することができます。

web会議が流行し始めた背景

現在web会議が流行し始めた最大の理由として、インターネット環境の発達とスマートフォンなどの端末の普及があります。

ネットが利用されるようになった最初期は、使えば使うほどお金がかかってしまう料金体系でした。
今では考えられませんが、ネットに繋ぎすぎて数十万円の請求が来たというトラブルも各地で多発していたこともあります。

もっとも現在では、インターネットで動画や音楽などを利用し放題の料金体系などが整えられたので、音声や動画を介した通信も簡単にできるようになりました。

こういった背景があり、web会議が発達してきたのです。

web会議の使用用途や使い方はどうなってるの？

web会議の使用用途や使い方は具体的にどういった形になっているのか、あまりイメージがつかない方もいるのではないでしょうか？

そこで実際にweb会議の使用用途や使い方を解説していきます。

web会議は複数人で使用することが可能

web会議は複数人で同時に行うことができるので、1対1で話しあわなければいけないといった必要はありません。東京・大阪・北海道・沖縄・もしくは海外とバラバラの場所でも同時に会議に参加することが可能になります。

web会議を始めるには専用の機器は必要なし！スマホとインターネット環境だけでOK

web会議を始めるためには、専用の機器は必要ありません。最低限スマホとインターネット環境だけでも始めることができます。

もちろんマイクやwebカメラなどを高品質のものにしてもいいですが、誰でもスマホで手軽にできるのがweb会議の特徴でしょう。

web会議を導入することで得られる効果・メリットとは？

web会議を導入することによって得られる効果やメリットはどういったものがあるのでしょうか？具体的に解説していきます。

誰もが持っているスマホやPCが会議室代わりになる

現在では会社で働く人のほとんどがスマホやPCを所持しています。常に使い慣れているデバイスを会議に使うことができるので、すぐに使いこなすことができるので専用の研修なども必要ないのがweb会議の大きなメリットです。

移動にかかる時間や交通費なども必要ない

web会議はインターネット環境とスマホなどのデバイスがあればどこでも会議をすることができます。
忙しい時間を縫って会議室に顔を出す必要はなくなるので、遠方で仕事をしながらでも会議に出席できるのは大きなメリットです。

特に会社がいくつかの支社を有している場合は、わざわざ１箇所に集まる必要がなくなり、それぞれの会社から会議をすることができます。そのため今まで集まるために必要だった経費は全て節約できるのもweb会議を導入することで得られる大きなメリットです。

導入コストは低価格でOK

web会議は使用する媒体によっては実は初期費用はかからないことがほとんどです。

無料のものと有料のものがあり、有料のものにはいろいろな価格のプランが用意されているのも特徴になります。

低コストで抑えたければ、無料のものを使用しても大丈夫ですし、これから長い間web会議を行っていくのであれば、有料のものを使用してもいいでしょう。柔軟に選択できるのもweb会議の利点になります。

ビジネスのスピードアップ

今まで重要なことは必ず会議にかけて決めていたという経験がある方も多いのではないでしょうか。
従来ではそういった会議の際には、必ず日程を合わせて１箇所に集まる必要がありました。

もっともweb会議を利用すれば一つの会議室に集まる必要はありません。
海外出張に行っている人や支社にいる人などを含めて、いつでも会議をすることができます。

いつでもどこでも会議をすることができるようになるということは、意思決定のスピードが以前よりも遥かに加速するということになるでしょう。

つまりビジネスのスピードがどんどん上がっていくことになります。そのため導入しないで従来の会議にこだわっていると、意思決定が遅れてしまい時代の流れに取り残される可能性があるので要注意です。

リアルの会議とweb会議を上手く使い分けましょう。

web会議を導入する上で気になるデメリットや注意点

web会議のメリットや導入することで得られる効果について紹介してきましたが、一方でデメリットや注意点はないのでしょうか。

ここからはデメリット・注意点について詳しく解説していきます。

接続不良によるトラブル

web会議において起こりうるトラブルで1番あげられるのは、インターネット接続不良によるトラブルです。

インターネット回線が重かったり、不調だと映像や音声にトラブルが発生します。よくあるトラブルは以下のようなものです。

• 声が聞こえない
• 雑音が入り混じる
• 映像に遅れが生じる
• 見えたり見えなかったりする

こういったトラブルが生じると会議に参加しているすべての人がストレスを感じてしまいます。また映像の乱れや音声トラブルは、伝えたいことが伝わらないといった重大なトラブルに発展しかねません。

こういったトラブルが発生しないように、あらかじめインターネット回線の調子などは確認しておく必要があります。

セキュリティリスク

web会議ではどの場所でも行える代わりに、セキュリティリスクが考えられます。

対策をしっかり施していないと、機密情報や個人情報、顧客に関する情報がすべて漏洩してしまう恐れがあるでしょう。

web会議を利用する際には、事前にリスク対策が施されているかしっかりと確認しましょう。

コストをかけすぎてしまう

web会議を導入することによって、交通費などがかからなくなりどんな場所でも会議をすることができるようになったということは上記でも軽く触れました。

もっとも交通費がかからなくなったとしても、それ以上にweb会議にお金をかけてしまっては本末転倒です。高価なシステムはセキュリティ対策など施されていますが、反面コストがかかるということを忘れてはいけません。

無料と有料を併用するなど、web会議のコストを抑えるための方法も事前にときに考えておくことをおすすめします。

企業のオーナーにもおすすめ web会議システム3選

ここからは実際におすすめのweb会議システムについて紹介していきます。

どれも簡単に導入することができるので、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

Zoom

現在よく聞くweb会議システムが「Zoom」です。

Zoomはアメリカの企業が提供しているweb会議システムであり、リモートワークが流行したことがきっかけで急速に認知度が高まりました。

実際に企業でもZoomを利用しているところは多いのではないでしょうか？以下でZoomの特徴についてまとめておくので参考にしてください。

• URLを相手と共有するだけで簡単にweb会議をすることができる
• 端末・回線の状況に最適な通信状態を保つので安定している
• 行った会議の音声と動画をクラウド上に保存して、あとで確認することができる
• パソコン・スマホどちらにも対応

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Skype Meet Now

マイクロソフトが提供する「skype」から派生したサービスが「skype meet now」です。

skype meet nowは無料・アカウント作成の不要・専用アプリケーション不要と簡単に利用することができるweb会議システムになります。最初に導入するものとしては最適なのではないでしょうか。

skype meet nowの特徴をまとめると以下のようになります。

• 無料
• 1クリックするだけですぐ会議開始
• アカウント・アプリ不要なので簡単

Skype Meet Now
URL: https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

Microsoft Teams

こちらもマイクロソフトが提供するサービスになりますが、Microsoft Teams（チームズ） はskypeではなく「office 365」から派生したサービスになります。

Microsoft Teamsは以下のような点が特徴です。

• 最大1万にものイベントが開催可能
• キーボード入力音などのノイズを抑制
• セキュリティ機能が高度
• word/excelなどの会社で使うことが多いものと連携可能

Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

web会議は簡単に導入可能！業務効率や経費削減に最適

web会議は簡単に導入することができるものであると、今回の記事で分かったのではないでしょうか？

簡単に導入できて尚且つ業務効率の向上や経費削減にも役立つweb会議システム。
自社に最適のものを選んで、活用してみてはいかがですか？