クラウドサービスを使用したCRM「セールスフォース」は、有効的に活用することができれば、効率的かつ効果的に企業として営業の管理をすることができるツールです。

営業活動をより効率的に行うために焦点を当てて作られているので、営業が多い企業が導入するとこれまで以上に業績を上げることができる可能性があります。

しかし一方で、最新のツールを取り入れる事によって、現場が混乱してしまったり、導入したけれども効果的に使いこなすことができていなかったりと、企業によってはオーバースペックであるということを耳にすることも多いです。

そこで今回はセールスフォースを導入したのにも関わらず、オーバースペックだった場合の対処法や、そもそもなぜ使いこなすことができないかなどについて解説していきます。

セールスフォースを使いこなすことができない原因

営業支援のためのツールであるセールスフォースは、効果・効率的に使うことができれば企業としてより業績をアップさせることができる可能性があります。

しかしセールスフォースを取り入れたとしても、契約金や結果だけをチェックするものとして使用している企業も多いのではないでしょうか。

これでは効率的にセールスフォースを使いこなすことができていません。

そこで、そもそもなぜセールスフォースを使いこなすことができないのか、その原因について詳しく見ていきましょう。

現場の声を無視したセールスフォースの導入

セールスフォースを使いこなすことができない原因として、そもそも現場の声を無視したセールスフォースの導入をしてしまっているということがあります。

そもそもセールスフォースというのは、営業をより効果的かつ効率的に行うことを支援するのを目的として導入されるツールです。

しかし企業としてセールスフォースを導入するということが目的となってしまっており、現場の声を無視してしまっているということが多々見られます。

導入する目的や導入することによって現在抱えている営業の課題などを明確にしておかなければ、セールスフォースを導入する意味はありません。

常に案件の進捗管理をしたいのか、個人で抱えている情報を企業として共有することによって、より効率的な営業活動を行なうのかなど、導入の目的を現場からあらかじめ汲み取っておくことが重要になります。

IT技術に対応することができない

企業が抱えている従業員の年齢層や、男女比率、従来使っていたシステムとの違いなど、 IT技術に対応することができるリテラシーがあるかどうかというのも重要になります。

若年層が多いからといって、従来まで使っていたシステムと大幅に違うものを導入してしまうと、即座に対応するというのは難しいです。

セールスフォースを導入したとしても、それを全員が使いこなすことができるというわけではありません。

まずは導入する前段階で、社員全員が使いこなすことができないということを想定して、セールスフォース導入後の使い方の指導やサポート体制を整えておく必要があります。

例えばセールスフォースを提供している会社に研修を依頼したり、導入前に事前に講習を行ったりするなど、やれることは多々あるでしょう。

ここで重要なのは、営業部門を管理する管理職・マネージャーの人は使いこなせるようになっておかなければならないということです。

なぜなら導入後には営業部門のメンバーからの、細かい質問や使用する際の疑問点などを聞かれる可能性が高いからになります。

管理職やマネージャーの方が使いこなすことができていなければ、従業員も疑問点などを聞くことができないため、セールスフォースが宙ぶらりんの状態になったまま活用されないという可能性があるでしょう。

導入前の段階で、管理職やマネージャーの人が営業担当のメンバーたちに、どういったシステムや操作感のものが適しているかなど聞いておくと、スムーズに使いこなすことができます。

入力しなければいけないデータが多い

セールスフォースを導入する際には、新しいツールへの期待感や将来的なことを考慮して、様々なデータを取っておく必要があると考える人も多いです。

しかし あくまでもセールスフォースというのは、営業をする現場の人々の支援や効率性を高めるためのものであり、入力しなければいけないデータが多すぎると、逆に負担になってしまいます。

セールスフォースに入力しなければいけないデータが多ければ多いほど、時間がかかり労力が必要となるので、現場は混乱してしまうこと間違いありません。

まずはなぜセールスフォースを導入するのかといった、基本的な目的に立ち返り、営業を改善するために必要なデータだけを入力するように設定しましょう。

使っていく中で、今後必要になるかもしれない情報やあれば営業が効率的になるといった項目を追加していけば、現場も効率的にセールスフォースを使うことができます。

まずは簡単なデータのみに限定して、セールスフォースを使うことに慣れてもらうことが優先です。

セールスフォースの入力項目を適当に決めている

セールスフォースを今導入しようと考えている場合、一体営業部門の何を管理し、どのような問題を解決するために使用するのか明確に定義することができますか。

解決したい課題を明確化することができていなければ、セールスフォースに入力しなければいけない項目を決めることはできません。

なんとなくセールスフォースを導入してしまうと、課題とは全く関係のない不要なデータを集めてしまうことになります。

そうなってしまうとセールスフォースを導入した意味がなくなってしまうので、まずは入力するための項目を決めるために、導入することで解決したい課題などを明確にしましょう。

集積したデータを活用することができない

セールスフォースというのはあくまでもツールであり、使いこなすことが必要となります。

導入することで突然何かが劇的に変わったり、売り上げが上昇していくといったような、都合のよいツールではありません。

ツールを導入する前には分からなかった、営業を効率かつ効果的にするための課題を見つけたり、その課題を解決するための改善策や具体的な方針を考えるための材料を与えてくれるツールになります。

そのため集積したデータを分析して活用することが必要になってくるのですが、これを怠ってしまっている企業が多いです。

セールスフォースを導入して実際に使うようになったら、次に集積したデータをどのように活用するのかということも考える必要があるでしょう。

セールスフォースを現場や管理職・マネージャーが使うのをめんどくさがる

人間というのは変化を嫌う生き物です。

そのためセールスフォースという、営業を効率かつ効果的にしてくれるツールを導入したとしても、使用する現場や管理職・マネージャーといった人たちが使うのをめんどくさがるということが見受けられます。

今までの営業方法でいいだろうと管理職やマネージャーの方が考えてしまっていると、現場がせっかく集めたデータも活用することができません。

集めたデータを活用してもらわなければ、実際に営業を行っている現場の人も入力をめんどくさがってしまい、だんだん使用頻度が下がっていくということが考えられます。

そのため導入する前から、セールスフォースを利用することでどのようなメリットがあるのか共有し、使ってもらう環境を作ることが必要です。

セールスフォースをオーバースペックで終わらせない!適切な使い方とは

ここまでセールスフォースを使いこなすことができない原因について検討してきました。

ここからはこういった原因を踏まえて、どのような使い方をすれば良いのかということを解説していきます。

セールスフォースはあくまでもツールなので、営業においてどういった課題が考えられるのか、そしてそれを解決するためにどのように使えば良いのか考えると効果的に使うことができるでしょう。

資料を効率的に作成するために利用する

営業を行う現場の人にとって、重くのしかかってくるのが営業をする際に必要となる資料の作成です。

例えば営業の資料を作成する際に、わざわざエクセルに入力した顧客の情報を確認しながら作成していませんか。

セールスフォースは顧客に関する情報を全て一つの画面にまとめてくれることに加えて、過去に受注した案件などの資料もストックすることができるので、0から資料を作る手間を省くことができます。

資料を効率的に作成することができれば、より多い時間を営業の活動に使うことができるので、これまでよりも効果的に営業をすることが可能です。

加えてセールスフォースでは、商談や打ち合わせの内容を入力することによって、顧客の要望を営業活動をしている人以外に共有することができるので、営業担当者と資料の作成する人を分けることもできます。

チームとして動くことができるのでより効果的かつ効率的な営業をすることができるでしょう。

スピード感をもって顧客に対して営業をするために利用する

営業においてはスピードというのも、重要視される要素のひとつです。

例えば顧客が打ち合わせや商談の際に、見積もりの額をすぐに知りたいと思う場合があります。

相手が見積もりをすぐ知りたいと思った場合でも、わざわざ確認をして資料を作るという手間を要求されてしまうと、スピード感がなくなってしまい成約率が下がってしまう場合もあるのです。

セールスフォースには、見積書を作成するフォームなどが用意されているので、いつどのような状況であっても必要な時にすぐ見積書を作成することができます。

スピード感をもって顧客に対して対応することができれば、顧客も営業担当の人を信頼してくれるので、今まで以上に成約率を上げることができるでしょう。

また作成した見積に関しては、オンラインで管理職やマネージャーの人が確認し承認もすることができるので、時間を必要としません。

オフィスに戻った際に、承認してもらう管理職やマネージャーの人がいなかったとしても、外出先で見積もりを確認してもらうことができるので、当事者が会社で顔を合わせるといった手間が必要なくなります。

今まで顧客と打ち合わせを行い、見積もりを作成しても上司と時間が合わずに承認を取ることができず、成約を逃してしまったという経験はないでしょうか。

セールスフォースはうまく使うことができれば、商談を行い見積書の作成から承認までほぼノンストップで進めることが可能になります。

営業担当の日報の作成や提出に利用する

営業を担当している人々にとって、重要でありながらめんどくさい業務の一つが営業日報の作成です。

外回りをしてどれだけ遅い時間に営業が終わったとしても、その日の営業内容を共有するための日報を作成するために、会社に戻らなければいけないといった営業担当の人も多いのではないでしょうか。

セールスフォースを使えば、わざわざ会社に戻るという手間を少なくすることができます。

なぜならセールスフォースでは、手持ちのスマートフォンやパソコンなどを使って、外出先で日報の作成や情報入力と言ったことができるからです。

セールスフォースでは日報を作成するためのフォームが用意されているので、そこにアクセスすることができればどのような場所でも日報を作成することができます。

そのため営業を行っている現場の人も、わざわざその日の日報を作成し提出するために会社に戻るという手間をかける必要がありません。

管理職やマネージャーの人も、営業担当が作成した報告書をオンライン上で確認することができるため、いつでも活動状況を把握することができるようになり、予定の変更や部下に対するアドバイスなども容易にすることができるようになります。

現在営業担当の人がわざわざ日報の作成のために遅い時間に会社に戻っていることが多い、といったことが目立つ場合はセールスフォースを導入することによって解決することができるかもしれません。

常にスケジュールと顧客情報を共有することでミスを少なくするために利用する

営業を担当している人は、外回りや商談などでスケジュールが埋まってしまっており、会社にいる時間が少ないことが多いです。

営業担当者がほとんどの時間外出しているために、現在の営業活動の状況や顧客情報をあまり共有することができていない企業も多いのではないでしょうか。

セールスフォースはスマートフォンなどでも利用することができるので、スケジュールや顧客情報を常にオフィスと共有することができ、商談や打ち合わせに遅刻したり、見積もりの数字を間違えるといったミスを少なくすることができます。

仮に外出先で営業の人に新しい予定ができたとしても、管理職の人がすぐに対応することができるので、スケジュールや顧客情報に関するミスを少なくすることができるでしょう。

まとめ セールスフォースがオーバースペックの場合の使い方

セールスフォースがオーバースペックの場合の使い方について、詳しくまとめてきました。

セールスフォースを利用する際には、まずどういった営業での課題を解決したいのかということを明確化することが重要です。

課題が明確化していなければ、セールスフォースをどのように利用するのか、どういったデータを集め活用するのかということを決めることができません。

まずは企業としてセールスフォースを何のために使うのかということを、予め見極める必要があるでしょう。